E-Mail Signatur Pflichtangaben

E-Mails als elektronische Post gelten formal als Geschäftsbriefe. Deshalb hat der Gesetzgeber seit 2007 im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) E-Mail Signatur Pflichtangaben im gewerblichen Umfeld definiert. Enthalten E-Mails nicht die geforderten Informationen in der Signatur oder dem Impressum, kann vom zuständigen Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 € festgesetzt werden.

Unter die EHUG Regelung fallen sogenannte E-Letter wie beispielsweise Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Kündigungen und Newsletter. So müssen im Fall einer GmbH in der E-Mail Signatur Pflichtangaben wie Firmenname mit der entsprechenden Rechtsform, der Ort der Handelsregister Niederlassung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer enthalten sein.

Grundsätzlich muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur entsprechend dieser Vorgabe anpassen. Im Fall von für das Unternehmen rechtsverbindlich tätige Personen wie zum Beispiel Prokuristen sind diese jedoch vorgeschrieben. Ein einheitliches Layout sorgt zusätzlich für die optimale Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden und Lieferanten. Durch die DSGVO kamen weitere Pflichtinformationen dazu: Ein Nutzer muss beispielsweise in der Lage sein, sofort Anfragen zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten per E-Mail an einen Datenverarbeiter stellen zu können. Ein Verweis auf das Impressum kann hier ausreichend sein.

Verstöße gegen die gesetzlichen Pflichtangaben bei E-Mails können Geldstrafen und Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen. Eine einheitliche Formatierung, die Ergänzung von aktuellen Informationen, Angeboten und Avatar-Bildern sowie Hinweise auf Social-Media Aktivitäten und Haftungsausschlüsse, machen Ihr elektronisches Briefpapier neben der eigentlichen Nutzung zusätzlich zum Werbemedium.

Wir übernehmen keine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der obigen Angaben.

Für Microsoft Exchange Server und Office365

Mit den Lösungen von CodeTwo erreichen Sie einheitliche und gesetzeskonforme E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüsse (Disclaimer) - für Microsoft Exchange Server und Office 365. Zusätzliche Optionen, wie ergänzende Werbung, aktuelle Hinweise oder Bilder unterstützen zusätzlich Ihr E-Mail-Marketing.

Die zentrale Erstellung von E-Mail Signaturen und Disclaimern, auf Basis von Regeln und Active Directory Usern vereinfacht das Handling und garantiert rechtskonforme und einheitliche Signaturen und Unternehmensangaben (Disclaimer). Das Einbetten (keine Anhänge) von Avataren, Grafiken und Bannern ist ebenfalls möglich.

CodeTwo ist für Exchange Server 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 sowie für Outlook und Mobilgeräte verfügbar. Die Auszeichnung «Goldener Preis von MSExchange.org» spricht für die hohe Integration in die E-Mail Architektur von Microsoft.

E-Mails sind zentrale Bestandteile Ihrer Kommunikation. Überlegen Sie, wie viele E-Mails täglich durch Ihre Anwender versandt werden. Werbebanner sind eine gute Möglichkeit, um beispielsweise auf Aktionen oder Veranstaltungen hinzuweisen.

Zusätzlich zu den Absenderangaben ergänzt CodeTwo Exchange Rules auch Werbebanner und Bilder. Die Banner können u. a. die folgenden Elemente enthalten:

• Angaben zu Produkten und Dienstleistungen
• Angaben zur Newsletter-Registrierung
• Angaben zu Aktionen und Rabattcodes
• Einladung zu Gewinnspielen
• Branding Grafiken uvm.

Ein-Klick Umfragen

Anstatt aufwendige Umfragen zu erstellen, können Sie mit CodeTwo auch ganz einfach personalisierte Bewertungsschaltflächen in Ihren Signaturen ergänzen. Damit können Sie die Kundezufriedenheit bewerten lassen. Das kann Ihnen helfen, Ihre Dienstleistungen zu verbessern oder anzupassen. Die Bewertungen können auch individuell, d. h. pro Absender erstellt werden und geben dem Mitarbeiter sein direktes Feedback. Die Bewertungen werden zentral gesammelt und in Echtzeit automatisiert ausgewertet.

Scheduler für Regeln

Der Scheduler (Terminkalender) legt fest, wann oder wie lang Regeln aktiv sein sollen. Dies ist besonders für Marketing-Kampagnen, die bis zu einem festgelegten Datum gültig sind, wichtig.

Regelbasierte E-Mail Signaturen

Die folgenden Kriterien können über die zu erstellende Signatur entscheiden

• Absenderadresse
• Empfängeradresse
• Domäne des Absenders oder des Empfängers
• Interner/externer Versand
• Organisationseinheit des Absenders oder des Empfängers
• AD Gruppe des Absenders oder des Empfängers
• AD-Anwender
• Einträge im AD

Unterstützt alle gängigen E-Mail Clients und Mobilgeräte

Bei CodeTwo Exchange Rules werden E-Mail Pflichtangaben, Signaturen und Disclaimer erst am Exchange Server ergänzt. Auf der Anwenderseite muss keine zusätzliche Software installiert werden. Am Server wird keine Veränderung vorgenommen.

Deshalb kann der Anwender jeden E-Mail Client und jedes Endgerät (auch Smartphone/Tablet) verwenden. Clients wie Microsoft Outlook, Outlook Web App (OWA), Outlook Mobile Access (OMA), Outlook Express, iPhone, iPad, Android, Thunderbird MacMail u.a. werden unterstützt.

Skalierbarkeit – Multi-Server Umgebungen

Die hohe Skalierbarkeit von Exchange Rules wird durch die Aufteilung des Programms in zwei Komponenten  erreicht:

• Im Administration Panel werden die E-Mail Signaturen zentral erstellt und die Regeln definiert. Das Administration Panel kommuniziert mit den Rules Services
• Der Exchange Rules Service ist auf dem Server für die Verarbeitung von Regeln notwendig. Sind mehrere Exchange Server im Einsatz, übertragen die Rules Services die Einstellungen an die jeweiligen E-Mail Server.

CodeTwo Exchange Rules Pro bietet erweiterte Funktionen der E-Mail Verarbeitung. Zusätzlich ist die Nutzung nicht auf eine bestimmte Exchange Server Version festgelegt, sondern wächst mit Ihren Anforderungen.