E-Mail Signatur Pflichtangaben

E-Mail Signaturen & Disclaimer

Gesetzliche E-Mail Signatur Pflichtangaben rechtskonform (EHUG), automatisch und einheitlich formatiert ergänzen.

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Rechtskonforme E-Mail Pflichtangaben automatisch und einheitlich ergänzen

E-Mails als elektronische Post werden für die geschäftliche Korrespondenz immer bedeutsamer. Seit 2007 hat der Gesetzgeber deshalb im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG), Pflichtangaben für E-Mails im gewerblichen Umfeld definiert.

Unter die EHUG Regelung fallen sogenannte E-Letter wie beispielsweise Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Kündigungen und Newsletter. So muss im Fall einer GmbH in der E-Mail Signatur Pflichtangaben wie Firmenname mit der entsprechenden Rechtsform, der Ort der Handelsregister Niederlassung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer enthalten sein.

Grundsätzlich muss nicht jeder Mitarbeiter seine E-Mail Signatur entsprechend dieser Vorgabe anpassen. Im Fall von für das Unternehmen rechtsverbindlich tätige Personen wie zum Beispiel Prokuristen, sind diese jedoch vorgeschrieben. Ein einheitliches Layout sorgt zusätzlich für die optimale Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden und Lieferanten.

Verstöße gegen die gesetzlichen Pflichtangaben bei E-Mails können Geldstrafen und Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen. Eine einheitliche Formatierung, die Ergänzung von aktuellen Informationen, Angeboten und Avatar-Bildern sowie Hinweise auf Social-Media Aktivitäten und Haftungsausschlüsse, machen Ihr elektronisches Briefpapier neben der eigentlichen Nutzung zusätzlich zum Werbemedium.

Für wen gelten die E-Mail Pflichtangaben?

  • Einzelkaufleute
  • Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung
  • Aktiengesellschaften
  • Partnerschaftsgesellschaften
  • Genossenschaften

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Lennio Signatures

Welche E-Mail Pflichtangaben sind vorgeschrieben?

  • Vollständiger Firmenname inkl. Rechtsform (z.B. GmbH)
  • Sitz des Unternehmens (Hauptsitz)
  • Registernummer des Unternehmens (immer Hauptsitz)
  • Registergericht des Unternehmens (immer Hauptsitz)

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Lennio Signatures

Zusatzangaben bei Kapitalgesellschaften

  • Alle Geschäftsführer (m/w) mit Vor- und Nachnamen
  • Falls vorhanden, der/die Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen
  • Alle Vorstandsmitglieder (m/w) mit Vor- und Nachnamen

Zusatzangaben ergänzen

Lennio Signatures

Wir übernehmen keine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der obigen Angaben.

Rechtskonforme E-Mail Signatur Pflichtangaben

Mit unseren Lösungen erreichen Sie einheitliche und gesetzeskonforme E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüsse - für Exchange und Office 365.

Hinweis für Anwender von Policy Patrol bzw Lennio Signatures

Die Entwicklung von Policy Patrol/ Lennio for Signatures entspricht aktuell nicht mehr unseren Standards. Im Interesse unserer Kunden, empfehlen wir den Umstieg von Policy Patrol bzw. Lennio Signatures auf Lösungen des Herstellers CodeTwo. Das Produkt Exchange Rules entspricht sowohl bei der Architektur als auch beim Funktionsumfang im Wesentlichen den bisherigen Lösungen. Wir werden Sie diesbezüglich gerne informieren. Für Ihre Anfragen steht Ihnen auch unser Kontaktformular zur Verfügung.

E-Mail Pflichtangaben

Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben für E-Mails im gewerblichen Umfeld.

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Rechtskonforme E-Mail Signaturen erstellen

Für Microsoft Exchange und Office365

Mit den Lösungen von CodeTwo erreichen Sie einheitliche und gesetzeskonforme E-Mail Signaturen und Haftungsausschlüsse (Disclaimer) - für Microsoft Exchange Server und  Office 365. Zusätzliche Optionen, wie ergänzende Werbung, Hinweise oder Bilder unterstützen Ihr Marketing.

CodeTwo Exchange Rules Pro

Zentrale Definition von einheitlich formatierten E-Mail Signaturen, Disclaimern und Werbebannern für on-premise Exchange Server. Erweiterte Funktionen zur Verarbeitung von E-Mails wie DLP-Funktionen, Blacklisting etc. 

CodeTwo Exchange Rules

Zentrale Definition von einheitlich formatierten E-Mail Signaturen, Disclaimern und Werbebannern für on-premise Exchange Server

CodeTwo Exchange Rules

Die zentrale Erstellung von E-Mail Signaturen und Disclaimern, auf Basis von Regeln und Active Directory Usern vereinfacht das Handling und garantiert rechtskonforme und einheitliche Signaturen und Unternehmensangaben (Disclaimer). Das Einbetten (keine Anhänge) von Avataren, Grafiken und Bannern ist ebenfalls möglich.

CodeTwo ist für Exchange Server 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 sowie für Outlook und Mobilgeräte verfügbar. Die Auszeichnung «Goldener Preis von MSExchange.org» spricht für die hohe Integration in die E-Mail Architektur von Microsoft.

Zentrale verwaltete E-Mail Signaturen

Alle Regeln können über Assistenten zentral eingerichtet, formatiert verändert und gespeichert werden. Das Layout ist für alle Anwender oder Gruppen einheitlich. Die Regeln basieren auf Kriterien wie Absender, Empfänger, intern oder extern, SMTP-Adresse etc. E-Mail Signaturen und Disclaimer können einzelnen Benutzern, Benutzergruppen oder kompletten Domänen selektiv hinzugefügt werden, auch auf Basis bestimmter Attribute im Active Directory wie Land, Standort oder Abteilung.

Alle Signaturen und Disclaimer werden im Ordner «Gesendete Objekte» angezeigt, wenn der dafür erforderliche Service aktiviert ist. Damit lässt sich auch überprüfen, ob die Signaturen korrekt formatiert und vollständig sind. Die Positionierung der E-Mail Signaturen lässt sich ebenfalls definieren. Sie entscheiden, ob die Pflichtangaben einmalig am Ende der Korrespondenz oder unter jeder Nachricht ergänzt werden sollen. Sie können auch mehrere Signaturen einfügen, also z.B. eine allgemeine Signatur und eine individuelle Ergänzung. Ist bereits ein Disclaimer eingefügt, kann auf die Ergänzung weiterer Disclaimer verzichtet werden. Anwender können soweit erlaubt, Signaturen auch durch Ergänzung von Phrasen blockieren.

Über den Der benutzerfreundlichen HTML-Editor erstellen Sie auf Basis von Active Directory Felder Platzhalter wie Name, Position, Abteilung, Telefonnummer E-Mail Adresse, Homepage etc., die in der Signatur mit den entsprechende Daten individuell gefüllt werden. Ist ein AD-Feld leer, wird auch der Platzhalter in der E-Mail automatisch ausgeblendet. Signaturen können auch Absender-Avatare sowie einen QR-Code mit einem Link zu den Kontaktdaten oder zu speziellen Webseiten enthalten. Werbe-Banner werden statisch oder dynamisch ergänzt. Bei dynamischen Bannern werden die Grafiken inkl. Text aus freigegebenen Ordner gezogen und entweder zufällig oder nach einer bestimmten Reihenfolge ergänzt.

Die Erstellung kann auch an entsprechende Mitarbeiter und Abteilungen delegiert werden.

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E-Mail Signatur Pflichtangaben für Exchange und Office 365

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Signaturen als Marktinginstrument

E-Mails sind zentrale Bestandteile Ihrer Kommunikation. Überlegen Sie wie viele E-Mails täglich durch Ihre Anwender versandt werden. Werbe-Banner sind eine gute Möglichkeit, um auf Aktionen oder Veranstaltungen hinzuweisen.

Zusätzlich zu den Absenderangaben ergänzt Exchange Rules auch Werbe-Banner und Bilder. Die Banner können die folgenden Elemente enthalten:

  • Angaben zu Produkten und Dienstleistungen
  • Angaben zur Newsletter-Registrierung
  • Angaben zu Aktionen und Rabattcodes
  • Einladung zu Gewinnspielen
  • Branding Grafiken uvm.

 

Ein-Klick Umfragen

Anstatt aufwendige Umfragen zu erstellen, können Sie mit CodeTwo auch ganz einfach personalisierte Bewertungsschaltflächen in Ihren Signaturen ergänzen. Damit können Sie die Kundezufriedenheit bewerten lassen. Das kann Ihnen helfen, Ihre Dienstleistungen zu verbessern oder anzupassen. Die Bewertungen können auch individuell, d.h. pro Absender erstellt werden und geben dem Mitarbeiter sein direktes Feedback. Die Bewertung werden zentral gesammelt und in Echtzeit automatisiert ausgewertet.

Scheduler für Regeln

Der Scheduler legt fest, wann oder wie lang Regeln aktiv sein sollen. Dies ist besonders für Marketing-Kampagnen wichtig.

Regelbasierte E-Mail Signaturen

Die folgenden Kriterien können über die zu erstellende Signatur entscheiden

  • Absenderadresse
  • Empfängeradresse
  • Domäne des Absenders oder des Empfängers
  • Interner/externer Versand
  • Organisationseinheit des Absenders oder des Empfängers
  • AD Gruppe des Absenders oder des Empfängers
  • AD-Anwender
  • Einträge im AD

Unterstützt alle gängigen E-Mail Clients und Mobilgeräte

Bei CodeTwo Exchange Rules werden Signaturen und Disclaimer erst am Exchange Server ergänzt. Auf der Anwenderseite muss keine zusätzliche Software installiert werden. Am Server wird keine Veränderung vorgenommen.

Deshalb kann der Anwender jeden E-Mail Client und jedes Endgerät (auch Smartphone/Tablet) verwenden. Clients wie Microsoft Outlook, Outlook Web App (OWA), Outlook Mobile Access (OMA), Outlook Express, iPhone, iPad, Android, Thunderbird MacMail u.a. werden unterstützt.

Skalierbarkeit – Multi-Server Umgebungen

Die hohe Skalierbarkeit von Exchange Rules wird durch die Aufteilung des Programms in zwei Komponenten  erreicht:

  • Im Administration Panel werden die E-Mail Signaturen zentral erstellt und die Regeln definiert. Das Administration Panel kommuniziert mit den Rules Services
  • Der Exchange Rules Service ist auf dem Server für die Verarbeitung von Regeln notwendig. Sind mehrere Exchange Server im Einsatz, übertragen die Rules Services die Einstellungen an die jeweiligen E-Mail Server.

E-Mail Pflichtangaben

Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben für E-Mails im gewerblichen Umfeld. Erstellen Sie einheitliche E-Mail Signaturen und Disclaimer.

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CodeTwo Exchange Rules Pro

CodeTwo Exchange Rules Pro bietet erweiterte Funktionen der E-Mail Verarbeitung. Zusätzlich ist die Nutzung nicht auf eine bestimmte Exchange Server Version festgelegt, sondern wächst mit Ihren Anforderungen.

Autoresponder auf Serverebene

Microsoft Exchange Server bietet nur eingeschränkte Funktionen, um E-Mails automatisch zu beantworten. Exchange Rules Pro kann zusätzlich vollständig angepasste, automatische Antworten für eingehende E-Mails ergänzen. Diese Mails sehen wie gewöhnliche E-Mails aus und können Bilder, Signaturen und Anhänge enthalten. 

E-Mail-Filterung & DLP

Der Content von E-Mails und Anhängen wird anhand von benutzerdefinierten Wörterbüchern und Mustern, wie sie beispielsweise bei Kreditkarten oder Sozialversicherungsnummern vorkommen, überprüft. Wildcards z.B. für gesperrte Empfängerdomänen sind ebenfalls möglich. Werden Inhalte oder Anhänge als kritisch eingestuft, kann der Absender und/oder der Admin benachrichtigt, sensible Inhalte herausgefiltert oder der Versand der E-Mail blockiert werden.

Anhänge kontrollieren

Anhänge können z.B. auf Basis von Dateityp, Dateigröße und Absender bzw. Empfängereigenschaften  entfernt, blockiert oder komprimiert werden. Bestimmte Dateitypen können auch z.B. an den Datenschutzbeauftragten weitergeleitet oder in einem dafür vorgesehenen Laufwerk gespeichert werden. Attachments lassen sich aber auch gemäß Ihrer Regeln ergänzen.

Hybride Umgebungen

Exchange Rules Pro unterstützt hybride Umgebungen, bestehend aus Office 365 und Exchange on-premise mit zentralisiertem E-Mail-Transport. Zusätzlich werden Mandaten- sowie Multi-Server-Umgebungen inklusive Replikation der Konfigurationen und Regeln supported.

Verwaltung von Blacklist/Abmeldungen

Die Pro-Version ergänzt Abmeldelinks bei allen oder ausgewählten E-Mails. Alle abgemeldeten Empfänger werden in Listen gespeichert. Mails an Empfänger in einer Blacklist werden durch CodeTwo zuverlässig blockiert. Diese Listen können von Lösungen für das E-Mail-Marketing genutzt werden.

Um-/Weiterleitung von E-Mails

Auf Basis definierter Regeln (Inhalt, Anhänge, Typ, Senderichtung) können E-Mails ohne zusätzliche Aktion weitergeleitet werden. Mails an ehemalige Mitarbeiter, Rechnungen, Bewerbungen, verdächtige Nachrichten und Anfragen, können an jedes beliebige Postfach intern und extern weitergeleitet werden. Bei der Weiterleitung kann ein eigener Betreff verwendet werden. 

Marketing Kampagnen auswerten

Eine Auswertung von E-Mail-Kampagnen ist für das Marketing essenziell. Mit Pro können Signaturen und Werbebanner nach Google Gesichtspunkten erstellt und z.B. über Google Analytics ausgewertet werden.

Eingebettete Bilder

Bilder und Werbebanner werden eingebettet. d.h. sind sofort ohne Download für den Empfänger sichtbar. Diese trifft natürlich auch für Avatar-Bilder des Absenders zu. Werbebanner können zeitlich definiert oder zufällig angehängt werden.

E-Mail-Adresse überschreiben

Persönliche E-Mail-Adressen können durch allgemeine Adressen wie support@firma.com überschrieben werden. Antworten auf persönliche Nachrichten sind dann in der ganzen Abteilung sichtbar.

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E-Mail Signatur Pflichtangaben für Exchange und Office 365

Angebot & Webinar

Rechtskonforme E-Mail Pflichtangaben

Fordern Sie nachfolgend ein unverbindliches Angebot über CodeTwo Exchange Rules, CodeTwo Exchange Rules Pro oder E-Mail Signatures for Office 365 an. Die Lizenzierung erfolgt pro E-Mail-Account (Gesamtzahl der Postfächer, auch Shared- und Alias-Adressen, nicht AD-Nutzer). Die Anzahl der mit CodeTwo verwalteten E-Mail User, kann sich von der Gesamtzahl aller vorkommenden Exchange- oder Office 365 Anwender unterscheiden.

Gerne zeigen wir Ihnen in einem Webinar den vollen Funktionsumfang der Lösung für Exchange.

Für zwischenzeitliche Rückfragen stehen wir Ihnen auch unter +49 (0)8171 405 200 telefonisch zur Verfügung.

Anforderung CodeTwo

CodeTwo

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Alle Informationen zum Datenschutz finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

E-Mails verschlüsseln

Unsere Lösung zur Verschlüsselung von E-Mails schützt auch vor menschlichen Fehlern und kann versehentlich falsch versendete Mails auch wieder zurückholen.

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